E‑Rechnungspflicht in Deutschland für alle B2B-Geschäfte

Ab 1. Januar 2025 wird die E‑Rechnungspflicht in Deutschland für alle B2B-Geschäfte eingeführt. Das bedeutet, dass Rechnungen zwischen Unternehmen künftig nur noch in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format ausgestellt werden dürfen.

Was?

Eine E‑Rechnung ist, wie der Name schon sagt, eine elektronische Rechnung, die in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datenformat erstellt und übermittelt wird. Im Gegensatz zu herkömmlichen Papier- oder PDF-Rechnungen können E‑Rechnungen direkt von Systemen ausgelesen und weiterverarbeitet werden. Damit wird Zeit gespart, und Fehler im Rechnungswesen werden minimiert.

E‑Rechnungen müssen den Anforderungen der EU-Norm EN 16931 gerecht werden. Nach diesem Standard ist klar festgelegt, wo genau welche Information auf einer E‑Rechnung stehen muss. So ist sichergestellt, dass E‑Rechnungen aller Rechnungsaussteller von jedem beliebigen System problemlos ausgelesen werden können.

WICHTIG:

>>> Wir sprechen hier vom B2B-Geschäft.

>>> Das gilt auch für Solounternehmer*.

>>> Die E-Rechnungspflicht gilt nicht, wenn Sie ausschließlich Rechnungen an Endverbraucher (B2C) stellen.

>>> Kleinunternehmer sind von der Pflicht zur Erstellung von E‑Rechnungen ausgenommen, müssen sie aber empfangen können. Für den Empfang einer elektronischen Rechnung genügt bereits ein E‑Mail‑Postfach.

>>> Die Umstellung erfolgt schrittweise (s. unter „ Details“).

>>> Rechnungen über sog. Kleinbeträge bis 250 Euro können weiterhin als klassische Rechnungen (also in Papierform oder per PDF) ausgestellt werden.

Details

Wie oben erwähnt, erfolgt die Umstellung schrittweise:

• Bereits ab 1. Januar 2025 müssen Sie als Selbstständige(r) oder Unternehmer* in der Lage sein, E‑Rechnungen zu empfangen.
• Bis Ende 2026 sind Rechnungen in Papierform erlaubt, sofern der Empfänger dem zustimmt.
• Bis Ende 2027 sind PDF-Rechnungen erlaubt, 1.) sofern der Empfänger dem zustimmt UND 2.) sofern der Umsatz im Jahr 2026 unter 800.000 Euro liegt.
• Ab 2028 müssen alle Rechnungen im B2B-Geschäft als E-Rechnung nach EN 16931 versendet werden.

Was gilt es jetzt schon (Januar 2025) zu tun?

• Prüfen Sie, ob Ihre Buchhaltungssoftware, sofern Sie eine verwenden, E‑Rechnungen empfangen und verarbeiten kann. Falls Sie noch keine Software einsetzen, ist es Zeit, sich für eine passende zu entscheiden.

Und dann?

• Legen Sie eine E-Mail-Adresse für den Empfang und Versand von E‑Rechnungen angelegt (z. B. rechnungen@meinunternehmen.de). Alternativ können Sie sich auf einer Rechnungsplattform registrieren.
• Entscheiden Sie sich für ein E‑Rechnungsformat (XRechnung oder ZUGFeRD – s. weiter unten), das Sie bevorzugt verwenden wollen. Im Vorfeld haben Sie mit Ihren Kunden gesprochen, um zu erfahren, was diese einsetzen (werden) und ab wann sie die Umstellung vornehmen.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Geschäftspartner rechtzeitig die relevanten Informationen zu Ihrer Umstellung auf E-Rechnung erhalten, damit der Austausch von E‑Rechnungen reibungslos ablaufen kann. Das kann zum Beispiel mit folgendem Mailtext stattfinden:

ZUGFeRD und XRechnung

Hierbei handelt es sich um die derzeit am häufigsten genannten Standards für E‑Rechnungen. Beide erfüllen die gesetzlichen Anforderungen der EN 16931. Sie unterscheiden sich aber in der Struktur und Nutzung.

ZUGFeRD ist das Akronym für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Es ist ein hybrides E‑Rechnungsformat, das zwei Bestandteile hat:

• eine maschinenlesbare XML-Datei ähnlich ein Text-Code
• ein für Menschen lesbares PDF, in das der XML-Datensatz eingebettet ist

Es kann sowohl in Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen (B2B) als auch mit öffentlichen Auftraggebern (B2G) eingesetzt werden. Und da es ein für Menschen lesbares PDF auswirft, können Sie es theoretisch sogar für B2C-Geschäfte nutzen. Somit sind mit einem einzigen Standard alle Zielgruppen abgedeckt.

Die Implementierung ist einfach, der Versand kann über die Rechnungssoftware, über E-Mail, interoperablen Datenaustausch und über Up- oder Download erfolgen.

Dieser Standard ist in Deutschland weit verbreitet, wird aber nicht von allen Unternehmen und Rechnungsempfängern wie Bundesbehörden genutzt. Das kann ein Problem darstellen.

XRechnung wurde von der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) als deutsche Variante für E‑Rechnungen erstellt. Sie ist bereits seit 2020 Standard bei deutschen Behörden und anderen öffentlichen Stellen.

Anders als ZUGFeRD beruht XRechnung ausschließlich auf einem klar strukturierten XML-Datensatz. Eine visuelle Komponente wie ein PDF gibt es nicht. Das heißt: Man/frau braucht im Grunde ein Tool, um überhaupt sichtbar zu machen: Was steht in der Rechnung?

Mit XRechnung ist eine vollautomatische Verarbeitung in Buchhaltungssystemen sichergestellt und die Fehlerquote gering. Die Nachteile sind das fehlende visuelle Format, der hohe Aufwand bei der Implementierung und der Umstellung sowie die Einschränkung der Einsatzmöglichkeit nur in Deutschland, während ZUGFeRD EU-weit verwendet wird.

Was nun?

Ich kann nicht für jede Kollegin oder jeden Kollegen eine Empfehlung aussprechen, aber einige Punkte zusammenfassen:

• Wer überwiegend mit öffentlichen Auftraggebern und Behörden zusammenarbeitet, ist mit XRechnung besser bedient.
• Wer eine große Bandbreite an Kunden in der freien Wirtschaft hat, für den ist das flexiblere ZUGFeRD möglicherweise die bessere Wahl, insbesondere in der Version 2.1, mit der die Erwartungen und Anforderungen sowohl von Kunden im behördlichen Bereich als auch in der privaten Wirtschaft erfüllt werden.

>>> Hinweis: Wenn Sie einen Steuerberater haben, stellen Sie sicher, dass bei ihm alle Belege auf elektronischem Wege eingehen und dass durch die Einführung von E‑Rechnungen etwaige Änderungen im gemeinsamen Workflow behoben werden.

* Ausschließlich zum Zweck der besseren Lesbarkeit wird in meinen Artikeln auf die geschlechtsspezifische Schreibweise verzichtet und das generische Maskulinum verwendet. Alle personenbezogenen Bezeichnungen und Begriffe gelten im Sinne der Gleichbehandlung grundsätzlich für alle Geschlechter. Die verkürzte Sprachform hat nur redaktionelle Gründe und beinhaltet keine Wertung.

Header-Bild: geralt, Pixabay