Mit eigenen Fehlern geschickt umgehen – aus Fehlern lernen

Ob im Privatleben oder im Job, Fehler macht jeder. Nutzen Sie sie als Chance. Hier einige hilfreiche Tipps für Sie.

Termin für die Lieferung falsch eingetragen? Hotelreservierung vergessen? Falscher Adressat bei einer Mail? So manches Missgeschick kommt einem möglicherweise als „Katastrophe“ vor, doch in der Regel stellt sich heraus, dass der Fehler zwar ärgerlich, aber doch korrigierbar ist. Noch besser ist, die unangenehme Panne als Chance zu nutzen.

Hinweis: In diesem Blogpost geht es NICHT um übersetzungsbezogene Fehler, als nicht um Fehler in Rechtschreibung, Terminologie u. Ä. Die Tipps gelten auch nicht nur für Selbstständige, sondern auch für Menschen, die in einem Angestelltenverhältnis stehen, also mit KollegInnen zusammenarbeiten.

Umgang mit eigenen Fehlern

Nichts ist schlimmer als der Versuch, Fehler zu vertuschen oder gar die Verantwortung von sich zu weisen. Auch abwarten und die Sache aussitzen, ist keine Lösung. Suchen Sie das Gespräch mit der Person, die von dem Fehler betroffen ist:

• Sprechen Sie den Fehler direkt und ohne Umschweife an.
• Verzichten Sie auf umständliche Ausreden und Erklärungen.
• Entschuldigen Sie sich für den Fehler.
• Zeigen Sie Verständnis für den Ärger des „Geschädigten“ und geben Sie ihm Gelegenheit, seinem Ärger Luft zu machen.

Übrigens: Im Fehlermanagement zeigen sich Charaktergröße und Selbstbewusstsein von Mitarbeitern oder selbstständigen Dienstleistern – für Chefs und Kunden* eine wichtige Erkenntnis. Das gleiche gilt auch für das Reklamationsmanagement eines Unternehmens.

Lösungsvorschläge

Überlegen Sie schon im Vorfeld des „Beichtgesprächs“, wie Sie das Missgeschick ausbügeln und evtl. einen positiven Effekt aus der unangenehmen Panne ziehen können. Dabei pragmatisch vorgehen, eventuell ein Brainstorming mit dem Chef, dem Kollegen oder dem Kunden machen und … die nötige Prise Humor nicht vergessen.

Beispiel: Sie haben in der Kundenzeitung versehentlich ein Foto abgebildet, das ein Konkurrenzprodukt zeigt? Das ist mir vor vielen Jahren bei meinem damaligen Arbeitgeber passiert: Aus Versehen hatte ich das Bild eines Traktors eingebunden, auf dem Reifen eines Konkurrenten aufgezogen waren. Peinlich? Höchstens echt blöd. Sie können sich vorstellen, wie der damalige Produktleiter im Dreieck sprang. Als er sich nicht beruhigte, sagte ich ihm, dass es auch nichts ändern würde, wenn ich jetzt aus dem dritten Stock, wo sich mein Büro befand, springen würde. Nach ein paar Minuten schlug ich ihm folgende Lösung vor: In der Folgeausgabe wird das richtige Foto abgedruckt mit dem Untertitel: „Gerne haben wir in der letzten Ausgabe kostenlos Werbung für unseren Wettbewerber gemacht“. Gerade solche Reaktionen bringen Sympathiepunkte.

Vorbeugung

Fehler dürfen passieren – aber nicht zweimal derselbe. Deshalb sollte alles getan werden, um Fehlern vorzubeugen – darauf beruht die gesamte Qualitätssicherung. Das Ziel muss sein, die Pannen in Anzahl und Schweregrad zu reduzieren. Dabei gilt: Wer besonnen handelt, allzu großen Zeitdruck vermeidet und im Arbeitsalltag „Stück für Stück“ vorgeht, hat bessere Karten. Versuchen Sie, durch gut organisiertes Vorgehen effizienter zu arbeiten. Notieren Sie in ruhigeren Zeiten, was geplant oder verändert werden müsste, damit Sie effizienter und ohne Hektik arbeiten können. In die Analyse fallen alle Prozesse, die Sie tangieren, nicht nur Ihr eigener Arbeitsplatz.

Beispiele: Was kann ich im Vorfeld tun, wenn Folgendes eintritt:

• Kunde ruft an und „verwickelt“ Sie in ein gutes, verbindliches, aber langes Gespräch. Schön, aber die Zeit rennt Ihnen davon.
• Ein ungeplanter Besucher kommt vorbei.
• Notfall beim Kunden
• Sie stellen fest, dass Sie für eine bestimmte Aufgabe länger als geplant brauchen.
• Die KiTa ruft an, Ihr Kind muss frühzeitig abgeholt werden. Oder Ihr Kleinkind ist krank. Oder Sie müssen mit Ihrem Vierbeiner ungeplant zum Tierarzt.

Einige Lösungsansätze zur Vermeidung von Stress und Hektik (die oft die Ursache von Fehlern sind) lauten:

• Pragmatisch vorgehen und Stück für Stück die Aufgaben abwickeln.
• Die zur Verfügung stehende Zeit nicht zu 100 % verplanen. Fangen Sie mit 60-70 % an und beobachten Sie, wie es Ihnen damit geht, ob Sie damit zurechtkommen.
• Schreiben Sie Unvorhergesehenes, das an einem Tag auftrat, auf – vorerst ohne Bewertung und Problemlösung.
• Bündeln Sie Aktivitäten: Mailsichtung und -beantwortung nicht permanent, sondern zum Beispiel eine halbe Stunde morgens und das gleiche am Nachmittag. Stichwort Zeitblöcke. Ein Zeitblock für Telefonate, ein weiterer für E-Mails, ein weiterer für die Vor- und Nachbereitung von Terminen usw.
• Überlegen Sie, ob es bei dem einen oder anderen Anrufer möglich ist, ihn auf einen Rückruf Ihrerseits zu vertrösten – am Abend oder Wochenende, wenn es ruhiger ist und die hektische Luft raus ist.
• Vermeiden Sie Ablenkungen, längere (private) Zeiten auf Facebook & Co.

Machen Sie einen Wochenrückblick und ziehen Sie Schlüsse daraus. Es gilt, das Ganze zu analysieren und Anpassungen vorzunehmen. Und insgesamt konsequenter in der Umsetzung zu sein. Ich weiß, das ist nicht einfach, aber machbar.

Übrigens: Der multitaskingfähige, zwölfarmige und hirnteilungserprobte Turbo–Mensch ist und bleibt eine Science-Fiction-Figur, die niemals Realität wird – auch wenn viele Chefs oder Kunden (oder Ehemänner, haha) davon träumen.

Mal ehrlich: Wenn Sie nicht gerade Notfallsanitäter oder Chirurg sind, bleiben Sie cool. Dann ist es in Ihrem Business in der Regel nicht so, dass jemand auf Ihrem OP-Tisch liegt, den Sie dringendst versorgen müssen.

Weitere hilfreiche Tipps

• Machen Sie sich die Strategie zu eigen: Ich erledige eines nach dem anderen.
• Vergeben Sie den unmittelbar anstehenden Aufgaben Prioritäten.
• Fragen Sie denjenigen, der Ihnen eine konkrete Aufgabe erteilt, nach seinem Terminwunsch und notieren Sie diesen fest im Kalender. Vermerken Sie auch einen Tag vorher, dass der Termin X+1 ansteht.
• Erklären Sie dem Anfrager, warum dies oder jenes zum Zeitpunkt X nicht möglich ist.
• Vermeiden Sie Hektik.
• Versuchen Sie nicht, für alles sofort eine Lösung parat zu halten.
• Bitten Sie KollegInnen, die allzu häufig „stören“, ihre Anliegen nach Möglichkeit gesammelt vorzubringen; weisen Sie Ihre Nachbarn und Freunde darauf hin, dass Sie als Selbstständige(r) den ganzen Tag tatsächlich arbeiten und nicht etwa „Ihre Zeit nach Gusto einrichten können“.
• Im Eifer des Gefechts: langsam bis 5 zählen und einen Moment innehalten.
• Jede erledigte Aufgabe durchstreichen, das gibt ein gutes Gefühl.

 

* Ausschließlich zum Zweck der besseren Lesbarkeit wird in meinen Artikeln auf die geschlechtsspezifische Schreibweise verzichtet und das generische Maskulinum verwendet. Alle personenbezogenen Bezeichnungen und Begriffe gelten im Sinne der Gleichbehandlung grundsätzlich für alle Geschlechter. Die verkürzte Sprachform hat nur redaktionelle Gründe und beinhaltet keine Wertung.