Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen und Kostenbelege verkürzt sich.

Was?

Zum Beginn des Jahres 2025 treten neue Vorschriften, Gesetze und Regelungen in Kraft, unter anderem auch für Selbstständige, so zum Beispiel bei der Aufbewahrungsfrist für Rechnungen und Kostenbelege. Hier geht es also um die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“, die die Datenüberlassung regeln.

Es geht hier um

>>> Rechnungen an Kunden oder von Lieferanten (zum Beispiel, wenn Sie Übersetzungsaufträge vermitteln)

>>> Kostenbelege: Bankbelege, Bewirtungsbelege, Kassenbelege, Quittungen

Wozu?

Mit den Regelungen zu Aufbewahrungspflichten will der Gesetzgeber sicherstellen, dass Geschäftsvorgänge auch in Zukunft noch nachvollziehbar sind – zum Beispiel aus steuerlichen oder Haftungsgründen oder als Beweismittel vor Gericht. Vorschriften zu Aufbewahrungsfristen sind sowohl im Steuerrecht als auch im Handelsgesetzbuch verankert. Das am 29.10.2024 im Bundesgesetzblatt (BGBl. 2024 I Nr. 323) veröffentlichte Vierte Gesetz zur Entlastung der Bürgerinnen und Bürger, der Wirtschaft sowie der Verwaltung von Bürokratie (Viertes Bürokratieentlastungsgesetz; BEG IV) hat dazu geführt, dass § 257 Abs. 4 HGB sowie die entsprechenden Vorschriften in der Abgabenordnung (AO) sowie dem Umsatzsteuergesetz geändert bzw. neu gefasst wurden.

Das Gesetz sieht allerdings keine Verkürzung der zehnjährigen Aufbewahrungspflicht für Handelsbücher, Inventare und Jahresabschlüsse vor.

Neu

Ab 1. Januar 2025 gilt für Rechnungen und Kostenbelege: Statt zehn Jahre müssen sie nur noch acht Jahre aufbewahrt werden. Das gilt für alle Rechnungen, deren Frist bis dahin noch nicht abgelaufen ist.

Fristberechnung

Die Frist beginnt stets mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzten Eintragungen, Änderungen oder Handlungen in den jeweiligen Unterlagen vorgenommen wurden bzw. die Rechnung gestellt wurde.

Beispiel: Angenommen, Sie haben im Mai 2018 eine Rechnung ausgestellt. Nach den Aufbewahrungsregeln beginnt die Frist immer erst am Ende des Jahres, also am 31. Dezember 2018. Nach der bisherigen Regelung musste die Rechnung bis zum 31. Dezember 2028 aufbewahrt werden. Aufgrund der neuen Regelung kann die Rechnung nun bereits am 31. Dezember 2026 entsorgt werden – also zwei Jahre früher.

Header-Bild: geralt, Pixabay